Polityka prywatności Trans Granica Polska

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Trans Granica Polska, działającą w branży transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Trans Granica Polska (dalej: „Administrator” lub „my”).

1.3. Polityka została przygotowana zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawami krajowymi z zakresu ochrony danych osobowych.

2. Zakres zastosowania

2.1. Polityka dotyczy przetwarzania danych osobowych:

• klientów i potencjalnych klientów,
• kontrahentów i podwykonawców,
• kierowców oraz innych współpracowników,
• osób kontaktujących się z nami za pośrednictwem telefonu, poczty elektronicznej, formularzy kontaktowych lub mediów społecznościowych,
• użytkowników naszych usług w zakresie transportu i logistyki na terenie Polski i za granicą.

3. Rodzaje przetwarzanych danych osobowych

3.1. W zależności od relacji z Administratorem możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko,
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
• dane dotyczące realizacji usług transportowych i logistycznych: informacje o zleceniach, trasach, punktach załadunku i rozładunku,
• dane kierowców i osób odpowiedzialnych za realizację transportu: numer prawa jazdy, dane pojazdu (np. numer rejestracyjny), inne dane niezbędne do organizacji przewozu,
• dane związane z rozliczeniami: dane bankowe, informacje o płatnościach i rozrachunkach,
• dane zawarte w korespondencji oraz przekazywane dobrowolnie podczas kontaktu z nami.

3.2. Nie gromadzimy świadomie danych szczególnych kategorii (tzw. danych wrażliwych), chyba że jest to konieczne i wynika wprost z przepisów prawa.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• zawarcie i wykonanie umów transportu i usług logistycznych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, m.in. z zakresu prawa podatkowego, rachunkowości, przepisów transportowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• prowadzenie bieżącej komunikacji, obsługi zapytań i reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO),
• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami oraz zapewnienie bezpieczeństwa naszej działalności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora),
• marketing bezpośredni naszych usług, w tym wysyłanie informacji handlowych za zgodą, o ile jest wymagana (art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO),
• rekrutacja przyszłych pracowników i współpracowników (art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO oraz odpowiednie przepisy Kodeksu pracy i innych ustaw).

4.2. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – zgoda jest dobrowolna i może zostać w każdym czasie wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane:

• naszym partnerom biznesowym, podwykonawcom i dostawcom usług, np. firmom świadczącym usługi informatyczne, księgowe, serwisowe, firmy spedycyjne i przewozowe współpracujące przy realizacji zleceń,
• operatorom systemów płatniczych i bankom – w związku z realizacją płatności,
• kancelariom prawnym, firmom windykacyjnym oraz innym podmiotom wspierającym nas w dochodzeniu roszczeń i ochronie prawnej,
• organom administracji publicznej, sądom i innym instytucjom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

5.2. Wszystkie podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie stosownych umów i są zobowiązane do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków ochrony danych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

6.1. Co do zasady przetwarzamy dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

6.2. Jeżeli w związku ze świadczeniem usług transportu i logistyki zajdzie konieczność przekazania danych poza EOG, odbędzie się to wyłącznie wtedy, gdy zapewniony zostanie odpowiedni stopień ochrony danych, zgodny z wymogami RODO (np. na podstawie decyzji Komisji Europejskiej, standardowych klauzul umownych lub innych odpowiednich zabezpieczeń).

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa,
• przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe,
• do czasu wycofania zgody – w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie,
• przez okres konieczny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

7.2. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych,
• prawo sprostowania (poprawiania) danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli nie ma podstaw do dalszego przetwarzania,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych do innego administratora, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda.

8.2. Skorzystanie z praw opisanych powyżej jest możliwe poprzez kontakt z Administratorem z użyciem danych kontaktowych udostępnianych przez firmę (np. na stronie internetowej lub w umowie).

8.3. Osobom, których dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli uznają, że przetwarzanie danych narusza przepisy prawa.

9. Zasady bezpieczeństwa danych

9.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem czy modyfikacją, odpowiednie do skali i rodzaju przetwarzanych danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

9.2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione i odpowiednio przeszkolone, które są zobowiązane do zachowania poufności.

9.3. Regularnie weryfikujemy stosowane zabezpieczenia oraz aktualizujemy procedury bezpieczeństwa, uwzględniając zmiany technologiczne i organizacyjne.

10. Pliki cookies i dane eksploatacyjne

10.1. Jeśli korzystamy ze strony internetowej lub systemów elektronicznych, możemy przetwarzać dane eksploatacyjne (np. adres IP, dane o urządzeniu, dane o aktywności na stronie) oraz pliki cookies w celach:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu,
• poprawy jakości usług,
• analiz statystycznych,
• dostosowania treści do preferencji użytkowników.

10.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą przeglądarki internetowej lub innych narzędzi, zgodnie z informacjami podanymi w odrębnej klauzuli dotyczącej cookies (jeśli jest stosowana).

11. Zmiany Polityki prywatności

11.1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku konieczności dostosowania jej do obowiązujących przepisów, zmian w działalności Trans Granica Polska lub zmian technologicznych.

11.2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest stosowana od momentu jej opublikowania lub udostępnienia w aktualnej formie osobom, których dane dotyczą.

12. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

12.1. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych podanych przez Trans Granica Polska w oficjalnych kanałach komunikacji.

12.2. W razie wątpliwości co do treści niniejszej Polityki prywatności lub chęci skorzystania z przysługujących praw, zalecamy bezpośredni kontakt z Administratorem.